Generalidades sobre la Comunicación...

La información es muy importante en las organizaciones, una organización sin información estaría ciega, se vería expuesta a la incertidumbre y correría grandes riesgos. Así como la información es indispensable para las personas también lo es para las organizaciones. De ello depende la identidad y el funcionamiento de la organización: define sus objetivos, los componentes de la estructura interna, las actividades que se realizan en ella, cómo son, proporcionan herramientas para detectar problemas que van apareciendo en las actividades, da a conocer normas, permite la adaptación al cambios, hacer evaluaciones, …

Dentro de las organizaciones encontramos muchos canales (formales e informales) por donde transcurre la información (canales de comunicación), cada día se producen múltiples intercambios de información, por lo tanto las capacidades de retención y almacenamiento de la información y su posterior uso son muy importantes, da la información almacenada dependerán muchas prácticas para el buen funcionamiento de la organización, pero es igual de importante la canalización de la información. La organización necesita de los intercambios de información con el exterior para vivir, necesita que la información pase a través de ella para conocerse a sí misma, qué rol desempeña dentro de la sociedad, qué aporta en donde se encuentra (barrio, ciudad), en definitiva qué efectos tiene sobre su entorno y qué efectos recibe del entorno. Toda organización está formada por pequeños canales de comunicación (amistades, departamentos, noviazgos, equipos de trabajo) por todos esos canales fluye la información en el interior de la organización. Esa red de canales interna es dinámica y compleja, hay canales por donde sólo circula aquella información referente a los elementos técnicos de la organización (vinculada a la distribución de tareas o puestos de trabajo), estos canales forman las redes formales, las informales son por las que circula la información personal y asuntos no oficiales, estas dos redes son interdependientes, coexisten y se entremezclan, su armonía contribuirá al logro de los objetivos de la organización y sus componentes.

•- Red formal: circula información oficial, referente a cuestiones técnicas y organizativas.

•- Red informal: circula todo tipo de información.

Es muy importante que las comunicaciones que se establecen en la organización tengan un carácter bidireccional, estos evita que se produzcan malos entendidos. La intervención de todos los participantes en una comunicación permite la aclaración y entendimiento de lo que se comunica. En la comunicación unidireccional suelen aparecer dudas, incertezas y miedos a la mala comprensión de que se desea transmitir, en la bidireccional esa comunicación se ajusta poco a poco en el proceso de intercambio mutuo de información, genera confianza puesto que todos los participantes pueden ajustar sus interpretaciones del feedback que reciben de los demás.

¿Cómo lograr que los componentes colaboren?

Dentro de esas redes que conforman la organización, es muy importante el establecimiento de una buena relación en el entorno humano. Nuestro trabajo, estado emocional, las motivaciones, los logros dependen de cómo se den estas relaciones humanas. El éxito no sólo recae en el esfuerzo, tiempo e intensidad que dediquemos individualmente. Los trabajos dentro de la organización son colectivos, las tareas individuales toman sentido en relación con las tareas de los demás, la suma de las diferentes actividades es como se consigue el logro de los objetivos, no sólo dependen de elementos técnicos y oficiales, sino también en lo referente a motivación, felicidad y comodidad, éstas últimas también dependen de la relación con los compañeros. El éxito y el bienestar de una organización y de sus miembros reside en las relaciones interdependientes que se dan en ella. Nos centramos en la consecución de una buena relación con los compañeros de trabajo, esto facilitará el desempeño del trabajo, lo agilizará y fomentará la convivencia. Antes de aplicar cualquier técnica de comunicación es imprescindible que valoremos las siguientes estrategias que nos ayudarán a su correcta aplicación:

Estrategia 1: todas las relaciones se dan en algún lugar o ambiente, es de suma importancia atender a la totalidad del contexto físico y humano en el que nos vamos a comunicar, el significado y las intenciones se transmiten por más medios que las palabras, hay que encontrar el momento y lugar adecuados para establecer las comunicaciones, hay que mantenerse consciente del entorno global, actuado acorde con los factores nos aseguramos de tener un mayor entendimiento en nuestras acciones.

Estrategia 2: los canales comunicativos son muy importantes en las relaciones, hay que estudiar cuáles son los canales disponibles y más adecuados, no toda la información es transmitida por los mismos canales. La selección de los canales depende de los objetivos que tengamos así ganamos agilidad, entendimiento y contacto y perdemos lentitud, confusiones y distancia.

Estrategia 3: cuando se desee establecer un canal comunicativo con alguien hay que tener en cuenta la posición que ocupa, el sentido de la comunicación variará según las posiciones que ocupen los interlocutores, trate de disimular las distancias para potenciar el contacto mutuo. Las distancias geográficas, culturales, de estructura jerárquica, de códigos, psicológica pueden debilitar la comprensión o distorsionar la información transmitida.

Estrategia 4: mantenga siempre que pueda comunicaciones bidireccionales, dé a sus interlocutores la posibilidad de volver a contactar. Abra la oportunidad de hacer preguntas, de pedir información adicional o de proponer algún cambio. El ajuste y la confianza mutua mejorarán tanto la realización de tareas como la convivencia, recuerde que la comunicación es algo colectivo y no sólo depende del mismo.

Técnicas de comunicación para crear colaboradores.

La conducta comunica cosas. Establecer un buen canal de comunicación es necesario, pero no es suficiente para asegurar una relación de colaboración. Las conductas deben corroborar la transmisión de información, no contradiga la información que da su conducta, piense que la información más eficaz no es la que se dice sino la que se hace. Si su conducta contradice su información los interlocutores subestimarán sus mensajes.

Las relaciones de colaboración se basan en un intercambio mutuo, fruto de este intercambio que permite el conocimiento de los miembros implicados en la relación aparece la confianza. No deje de reconocer el esfuerzo que realizan los demás, es de utilidad recompensar y motivar las provisiones de información mediante su conducta, de un feedback positivo a los esfuerzos de sus compañeros. Para la buena comunicación y entendimiento es necesario atender con la misma intensidad a la transmisión de información, no sólo hay que procurar ser entendidos, de igual importancia es entender lo que se comunica. Cuando esté hablando no deje de escuchar a los interlocutores.

El reconocimiento de todos los puntos de vista presentes en la comunicación genera una vinculación entre los participantes, hay que trabajar los comportamientos de escucha con comprensión. Por medio de las conductas de escucha llegamos a percatarnos de lo que nuestro interlocutor nos comunica, y permitiremos la posibilidad de devolver feedbacks, tales feedbakcs tienen un efecto tranquilizador que surge del trato con personas que se muestran capaces de entender una situación personal u organizacional. Seguramente es posible que también nos escuchen con más atención, otro efecto es la comodidad. Ante las conductas de escucha con compresión la gente se siente aceptada como persona, esto ayudará a estimular la continuidad de los contactos, a la obtención de soluciones ante problemas inesperados y a  mejorar el clima social. Generando así una red de feedbacks comportamentales que mantendrá la conexión y entendimiento entre compañeros. La empatía también tiene un papel importante en la capacitación de conductos de escucha con entendimiento. La empatía nos permite atender a los sentimientos que se transmiten en las relaciones.

Las conductas empáticas son aquellas que incluyen los sentimientos de los demás en su ejecución. En ella se dan patrones o ideas para la realización de alguna tarea teniendo en cuenta las diferentes posturas de los afectados. El respeto hacia los demás y hacia uno mismo toma una gran importancia en la comunicación.

Las conductas asertivas son aquellas que nos permiten expresar claramente nuestros deseos y sentimientos a otras personas manteniéndose respetuoso con sus puntos de vista.

Una buena comunicación permite la alimentación y el mantenimiento de las relaciones de colaboración.

No cierre las puertas a sus posibles colaboradores, en muchas ocasiones a priori desestimamos escuchar a ciertas personas de nuestro entorno, eso tiene como efecto la posible restricción de los canales de comunicación, aumenta el riesgo de que no accedamos a la información de utilidad y limita la circulación de la información en nuestra red de colaboradores. Todas las personas son potencialmente una fuente de la que aprender. Las relaciones de colaboración tienen un alto nivel de aprendizaje mutuo. Mediante los procesos de aprendizaje la red de colaboradores se va conociendo a sí misma. El aprendizaje dinamiza la red, le permite la adaptación al cambio antes situaciones de conflicto y confusión.

La estabilización de las dinámicas de aprendizaje y comunicación de las redes de colaboración son uno de los principales objetivos para su mantenimiento, la estabilidad depende de los obstáculos que van apareciendo y de la variación de las distancias en el flujo de información.

Hacer un seguimiento de la información que se transmite, esto servirá para saber si han sido comprendidos, le permitirá observar los efectos de su comunicación sobre los de más y sobre todo, que influencia tiene sobre el rendimiento y las tareas a realizar. Para comprobar los efectos se pueden hacer preguntas que animen a sus compañeros a expresar sus opiniones y críticas.

Las conductas de contacto o acercamiento son aquellas que nos proporcionan la abertura de un canal de comunicación por donde transmitir y recibir información. La aproximación al otro, las preguntas o invitaciones a recibir ayuda con de gran utilidad porque rompen las barreras comunicativas, muchas veces las relaciones que establecemos dentro de la red de colaboradores nos llevan a situaciones de cambio, de resolución de problemas o de confusión, una buena forma de transmitir información para el mantenimiento y realización de tareas en la red de colaboradores es hacerlo comunicando globalmente. La comunicación global es aquella en la que se transmite la descripción de la situación o contexto, los sentimientos en esa situación y los efectos o consecuencias que de esa situación se reconocen, las ventajas de la comunicación global son:

•Deja la comunicación a un contexto o situación.

•No generaliza lo explicado para las demás situaciones, por lo tanto deja claro cuáles son los límites  del contexto comunicado.

•Dentro de esos límites, explica cuál es nuestra situación, lo que nos ocurre en ella como elemento particular.

•No generaliza nuestras particularidades a todos los elementos que la componen.

•Deja espacio a los demás elementos para expresarse.

•Además explica también cómo afecta esa situación a los elementos que participan en ella, cómo nos afecta a nosotros, a los demás y al propio contexto.

En muchas ocasiones cuando nos comunicamos sólo tenemos en cuenta 1 ó 2 de estos elementos.

1.- Si sólo describimos la situación o el contexto abrimos las dudas sobre cuál es nuestra posición sobre éste. Suscitamos una neutralidad que deje a nuestros interlocutores sin información sobre el sentido de la comunicación, la duda crece al no dejar claro el “qué” de la comunicación, también nos deja sin opción de introducir nuestros sentimientos, nos deja sin papel que jugar. Si sólo explicamos nuestros sentimientos la definición de la situación queda reducida a ellos y no hay más transmisión.

2.- La comunicación será impositiva porque deja a los demás sin opción a sentirse diferentes a nosotros y los interlocutores no tendrán ningún tipo de información sobre el origen de los sentimientos, no habrá forma de poder entender de dónde salen esos sentimientos y daremos lugar a la confusión.

3.- Si sólo explicamos las consecuencias definiremos la situación sólo y a partir de algunos componentes que se derivan de ella, y deja a los interlocutores sin hilo argumental para llegar a entender las conclusiones que explicamos. Si explicamos el contexto y sus consecuencias o efectos dejaremos de tener en cuenta a las personas que tienen un papel en él, cerramos las puertas a la intervención de personas para implicarse en la explicación del contexto y para la realización de posibles cambios.

4.- Si nuestra comunicación sólo explica sentimientos y las consecuencias que se dan en el contexto o situación podemos dejar totalmente perdidos a los interlocutores, no entenderán de donde sale la información que trasmitimos.

5.- Por último, si explicamos el contexto y nuestros sentimientos solamente transmitiremos información sobre lo que nos ocurre en ese espacio, generalizando lo que ocurre, no daremos información sobre la evolución o los cambios que se dan, con lo que la transmisión inmovilizará la situación.